Bibliografia w pracy podyplomowej stanowi dowód erudycji autora oraz kompilację źródeł, które były wykorzystane podczas pisania pracy. Bibliografia może być również użyteczna dla czytelnika jako punkt odniesienia. Zazwyczaj praca podyplomowa nie zawiera pełnej listy literatury na dany temat, co jest typowe dla prac doktorskich czy habilitacyjnych.
Zapisy bibliograficzne powinny zaczynać się od nazwiska i imienia (lub inicjału) autora lub redaktora. W przypadku prac zbiorowych, konwencja zapisywania tytułu pracy na początku, a nazwiska redaktora w dalszej części, jest obecnie rzadko stosowana, głównie ze względu na wpływ norm anglosaskich i międzynarodowych systemów bibliotecznych. Następnie powinien zostać podany tytuł i podtytuł książki (pisany kursywą), a potem ewentualnie numer tomu lub części, nazwa wydawnictwa, miejsce i rok wydania.
Tytuły książek oraz coraz częściej nazwy czasopism powinny być zapisywane kursywą. Jeśli jednak wyróżniamy konkretny fragment publikacji, na przykład artykuł w czasopiśmie, rozdział w pracy zbiorowej, tytuł tego fragmentu powinien zostać umieszczony w nawiasie i zapisany czcionką prostą.
Artykuły zawarte w pracach zbiorowych powinny być umieszczone w bibliografii pod nazwiskiem autora artykułu, a nie redaktora pracy zbiorowej. Na przykład, zapis bibliograficzny może wyglądać tak:
J. Świniarski, Bezpieczeństwo lokalne w ujęciu aksjologicznym, [w:] W. Fehler (red.), Bezpieczeństwo w środowisku lokalnym, Wydawnictwo Arte, Warszawa 2009, s. 90
Artykuły w czasopismach powinny być zapisywane w podobny sposób jak artykuły w pracach zbiorowych, z tą różnicą, że powinna być zachowana odpowiednia notacja numeracji. Może to być skomplikowane, więc zaleca się wzorowanie na ustalonej tradycji cytowania danego tytułu. Ogólnie, po tytule czasopisma powinien zostać podany rok wydania, rocznik, numer lub zeszyt.
Nie istnieją ściśle określone zasady dotyczące użycia znaków interpunkcyjnych w zapisach bibliograficznych. Generalnie zaleca się oddzielanie poszczególnych elementów zapisu przecinkami, zamiast kropek czy pauz. Kropka jest zazwyczaj stosowana między tytułem a podtytułem, a czasem także przed adresem wydawniczym, który obejmuje miejsce wydania i nazwę wydawnictwa. Nazwa wydawnictwa jest zazwyczaj umieszczana przed miejscem wydania i oddzielana dwukropkiem; rok wydania oddziela się od nazwy wydawnictwa przecinkiem lub spacją. Numery stron oznacza się jako „s.” lub „str.” i oddziela się dywizem bez spacji.
Warto zauważyć, że już na wczesnym etapie pisania pracy podyplomowej, zarówno dla potrzeb odniesień w przypisach, jak i tworzenia bibliografii, powinno się ustalić jednolity wzór zapisu i trzymać się go konsekwentnie. Na przykład, wzorując się na książce napisanej przez naszego promotora, unikniemy zbędnych dyskusji na temat notacji.
Ponadto, nie należy umieszczać w bibliografii prac, które nie były bezpośrednio wykorzystane podczas pisania pracy. Może to prowadzić do niepotrzebnych komplikacji. Przykładowo, podczas egzaminu dyplomowego ktoś mógłby zapytać: „O, skąd pani to wzięła? Szukam tego od pięciu lat!”. Sytuacja taka może prowadzić do kłopotliwych wyjaśnień.